こんにちは、みきです。
私は現在１０ヶ月になる娘がおり、18時の終業時間を迎えるや否や、家を飛び出し保育園にお迎えに行っています。18時半までにお迎えに行かなければならないので、基本的に残業はできません。
このような制約がある中で、ほぼ残業ゼロで日々の業務に対応しています。また、13名のチームで、常時1〜2番目に多く問い合わせを捌いています。
また、案件リーダーを任されており、案件全体のコントロールや、顧客折衝、メンバーを指導する立場でもあります。
そんな忙しい日々の中でも、残業せずにタスクを捌くテクニックについて、４つご紹介したいと思います。
先に制約を設ける
実は私は、育休後の方が高いパフォーマンスを発揮出来ています。それは何故かというと、「残業出来ないという制約」があるからだと思います。
卵が先か、ニワトリが先か、みたいな話ですが、先に制約があって、その結果工夫が生まれるため、仕事が早くなるのだと思います。
反対に、先日あったこととして、娘を寝かしつけた後でメールを一本送る必要があった時のですが、
疲れていたので、ぼーっとしながらメールを作成しては添削…気づけば45分も経っていました！
なんて勿体無いことをしたんだと愕然としました。
時間に余裕があったから、逆に時間がかかってしまいました。なので、忙しかったり、何時までに家を出なければいけないなどの制約があった方が、早く仕事が片付く傾向があると思います。
自分なりのタスク管理方法を確立する
タスク管理の方法って沢山ありますよね。
私も社会人になって、色々試しました。スケジュール帳に書いたり、ノートに書いたり、
ある時期は会社にマイホワイトボードを持ち込んでいたことも！
現在はMicrosoftの「OneNote」で管理をしています。
まずは白紙のページの見出しに、当日の日付を記入、その日しなければならないことをバッと書き出し、
終わったらタスクの頭にチェックマーク（✅）を追加します。
タスクを後回しにする場合は、そのタスクをカットして、ページの後ろ側に貼り付けます。
なぜこの方法に落ち着いたかというと、私は忙しいと字が雑になり、そのノートを見るだけでイライラしてくるため、手書きはやめました。
また、タスク管理ツールだと、ツール作成者のタスク管理法に合わせたレイアウトになっているので、なんか気に入らない（笑）
デジタルかつ自由帳のように使える今の方法に落ち着きました。
時間割を作り、作業系タスクと考える系タスクに分ける
日次で行っている作業は、一日の中で何時ごろするか決めてしまいます。
メールチェック、勤怠入力、日次作業など。
私の場合、作業系タスクは業務開始直後かお昼休憩後に対応しています。
業務開始直後は、まだ気分が乗っていない時なので、あまり判断せずに済む作業系タスクに充てています。
お昼休憩後も同様です。
作業系タスクは、音楽やラジオなどを聴きながらサクサク進めていきます。
反対に考える系タスクは、作業系タスクを1時間程行った後、午前中の間にやることにしています。
私の場合はユーザへの問い合わせ回答メールの作成、クライアントの依頼や要望に対する打ち手の検討、施策の進捗管理などがこれに当たります。この際、音楽は止めるか、歌詞のないインストゥルメンタルを聴きながら行っています。（歌詞があると歌ってしまい集中できないため）
成果に大きく影響しないことは「やらない」と決める
私は残業出来ない分、産休育休前よりシビアに「やること」と「やらない」ことを決めています。
産休前と、やる量は変わらないが、残業出来ないとなると、日中休憩も取れずに働き続けることになり、身が持たないからです。
どんなことをやらないかというと・・・
・問い合わせメールを必要以上に添削したり、レイアウトにこだわったりすること
・「とりあえず集まって話しましょう」という会議への参加
・他の人同士のやり取りメール、チャットの内容キャッチアップ
・社内向けアナウンスメールの熟読
など。
「これってどのくらいの成果になるのだろう？」と考えて、大した成果にならないものなら、そのタスクはまず「やらない」ことを考えます。やらないのが一番の時間削減ですからね。
それでもやらなければいけないことは、できるだけ短い時間で対応できるようにしています。
また、いわゆる「無駄な会議」については、なんだかんだ理由をつけて出ないようにします。
欠席が難しい場合は、内職で別の作業をしています・・・
こんな落とし穴に注意！
無理する
コントロール出来なくなるくらいに仕事を引き受けてしまうと、体調面や精神面に支障を来たし、結果的に周りに迷惑がかかる恐れがあります。
私は年末の繁忙期、普段よりも自分の問い合わせ対応数を増やしたのですが、
関係各所から催促催促催促…で焦ってしまい、完全にコントロール出来なくなり、体調も崩しました。
これではまずい、と思い、チームにヘルプを申し出て、なんとか乗り切りました。この時は、自分のキャパシティを超える程仕事を抱えないようにしようと反省しました。
まとめ：無理は禁物 出来る範囲で工夫しよう！
いかがでしたか？
残業出来ない制約が、かえってパフォーマンスが上げてくれたと実感しています。
ただし、くれぐれも無理して身体を壊さないようにしたいですね。
子育て中の方、介護をしている方、勉強している方、副業している方・・・残業せずに早く上がれるように、一緒に頑張りましょうね！
